คู่มือการใช้งาน

เมนูด้านซ้ายแสดงเฉพาะสิ่งที่บทบาทของคุณมีสิทธิ์ — ถ้าเพื่อนร่วมงานบอกว่า "ไม่เห็นเมนู" ให้ตรวจบทบาทของเขาก่อน

บัญชีใหม่จะถูกพาไปที่ ตัวช่วยตั้งค่าเริ่มต้น จนกว่าจะทำขั้นจำเป็นครบ — ทำครั้งเดียวแล้วงานประจำเดือนจะราบรื่น

1. 1
   ข้อมูลธุรกิจ — ชื่อ ที่อยู่ เบอร์ติดต่อ เลขผู้เสียภาษี และโลโก้ ขึ้นหัวบิล ใบเสร็จ และสัญญา
2. 2
   อาคาร & ค่าน้ำไฟ (จำเป็น) — ราคาค่าน้ำ/ค่าไฟต่อหน่วย ค่าปรับล่าช้า และ VAT ถ้าจดทะเบียน
3. 3
   ห้อง (จำเป็น) — กรอกจำนวนชั้น ห้องต่อชั้น รูปแบบเลขห้อง (101, 102… · มีคำนำหน้า เช่น A101 · หรือ 1/01) ค่าเช่าและเงินประกัน แล้วกด สร้างห้องทั้งหมด → ได้ทั้งอาคารในครั้งเดียว
4. 4
   รับเงิน (จำเป็น) — เบอร์ PromptPay หรือเลขบัตรประชาชน · หน้านี้แสดง QR ที่จะขึ้นบนบิล ให้ลองสแกนด้วยแอปธนาคารของตัวเองว่าชื่อปลายทางถูก
5. 5
   ผู้เช่า & สัญญา — ข้ามไปก่อนได้
6. 6
   มิเตอร์ตั้งต้น — ข้ามไปก่อนได้ แต่ต้องมีก่อนออกบิลรอบแรกของหอที่คิดค่าน้ำไฟตามมิเตอร์

ค่าที่ตั้งที่อาคารมีผลกับเงินทุกบาทในบิล — ตรวจให้ถูกก่อนออกบิลรอบแรก

• ค่าน้ำ/ค่าไฟต่อหน่วย และ ค่าปรับชำระล่าช้า (วิธีคิด · จำนวน · วันผ่อนผัน · เพดาน) · VAT ถ้าจดทะเบียน
• ธง "คิดค่าน้ำ/ไฟตามมิเตอร์" — ปิดสำหรับหอเหมาจ่าย ระบบจะไม่รอจดมิเตอร์ตอนออกบิล
• ธง "คิดค่าเช่าตามจำนวนวันที่อยู่จริง" — เปิดไว้ (ค่าเริ่มต้น) ผู้เช่าที่ย้ายเข้าวันที่ 25 ของเดือนที่มี 31 วัน จะถูกคิด 7/31 ของค่าเช่า · เดือนที่ย้ายออกคิดแบบเดียวกัน · ปิดถ้าหอคิดเต็มเดือนเสมอ

ห้องเก็บค่าเช่าและเงินประกันตั้งต้น · สถานะห้อง (ว่าง/มีผู้เช่า) คำนวณจากสัญญาที่ใช้อยู่จริง ไม่ต้องแก้เอง

• เพิ่มห้อง ใส่เลขห้องได้หลายห้องพร้อมกันโดยคั่นด้วย , (ชั้นเดียวกัน) · สร้างทั้งอาคารหลายชั้นใช้ขั้น ห้อง ในตัวช่วยตั้งค่าเริ่มต้น
• ข้อมูลเยอะให้ใช้ปุ่มนำเข้าบนหน้ารายการ — ห้อง: นำเข้าห้อง CSV · นำเข้าผู้เช่าพร้อมจัดห้อง · ผู้เช่า: นำเข้าจากไฟล์ · นำเข้าละเอียด · จดมิเตอร์: ⬆️ นำเข้า (รับทั้ง .xlsx และ .csv)
• ใช้ไฟล์ที่มีอยู่แล้วได้เลย — หัวคอลัมน์ไม่ตรงแม่แบบ ระบบให้เลือกว่าแต่ละคอลัมน์คืออะไร · มีชื่อหอ/เดือนอยู่บรรทัดบน ๆ หรือหลายชีตก็ได้
• คอลัมน์ "ชื่อ-นามสกุล" ช่องเดียวใช้ได้ · เบอร์ที่ Excel ตัด 0 หน้าออก ระบบเติมคืนให้ · แถวที่ผิดกด ดาวน์โหลดแถวที่ผิดพลาด แก้แล้วอัปโหลดกลับ
• เริ่มใหม่ให้ใช้ แม่แบบ Excel (.xlsx) — เลขบัตร/เบอร์โทรไม่หาย 0 · แม่แบบมิเตอร์มีรายชื่อห้องและเลขครั้งก่อนให้แล้ว

1. 1
   ผู้เช่า → เพิ่มผู้เช่า (หรืออนุมัติจาก รออนุมัติลงทะเบียน ถ้าเปิดให้สมัคร Portal เอง)
2. 2
   สัญญาเช่า → เพิ่มสัญญา — เลือกห้อง/ผู้เช่า วันเริ่ม-สิ้นสุด ค่าเช่า วันออกบิล จำนวนวันครบกำหนด และค่าน้ำ/ไฟของสัญญานี้
3. 3
   รับเงินประกัน ในหน้าสัญญา — จ่ายเต็มหรือแบ่งงวดได้
4. 4
   ตรวจสภาพห้องตอนเข้า — บันทึกรายการพร้อมรูป ใช้เทียบตอนย้ายออก
5. 5
   พิมพ์สัญญา (มีโลโก้และข้อกำหนดของหอ) → เซ็น → แนบไฟล์กลับเข้าสัญญา

สัญญาใกล้หมดจะมีตัวเลขเตือนที่เมนู สัญญาเช่า และมีแจ้งเตือนอัตโนมัติ · ต่อสัญญา สร้างฉบับใหม่ที่อ้างอิงฉบับเดิม

ขั้นตอนย้ายออก

1. 1
   ยกเลิกสัญญา — ระบุวันที่และเหตุผล
2. 2
   ตรวจสภาพห้องตอนออก แล้วเทียบกับตอนเข้า
3. 3
   เงินประกัน — เลือก คืนตามยอดถือครองจริง · คืนบางส่วน (หักค่าเสียหาย/ค้างชำระ) แล้วกรอกยอดที่คืน (ส่วนที่เหลือบันทึกเป็น "หัก") · หรือ ยึดทั้งหมด — หน้านี้แสดงบิลค้างและเครดิตคงเหลือของผู้เช่าให้ประกอบการตัดสินใจ
4. 4
   สถานะห้องกลับเป็นว่างเอง

ลำดับงานที่ทำทุกเดือน — แต่ละขั้นมีหัวข้อละเอียดด้านล่าง

• เมนู การเงิน → จดมิเตอร์ · เลือกอาคารและงวด แล้วกรอกเลข ครั้งนี้ — ระบบดึงเลขครั้งก่อนและคำนวณหน่วยให้
• 1 ห้องมี 1 ค่าต่องวด — บันทึกซ้ำคือแก้ของเดิม ไม่เกิดรายการซ้อน
• ปุ่ม 🔍อ่าน ข้างช่องกรอก ถ่าย/เลือกรูปหน้าปัดมิเตอร์แล้วระบบอ่านเลขให้ (OCR) — ตรวจเลขด้วยตาก่อนบันทึกเสมอ · ปิดหรือเปลี่ยนเอนจินได้ที่ ช่องทางแจ้งเตือน → อ่านเลขมิเตอร์จากภาพ (OCR)
• มิเตอร์เปลี่ยนใหม่หรือรีเซ็ตกลับ 0 — งวดนั้นคิดเป็น 0 หน่วย ไม่ติดลบ

ออกบิลได้ 2 ทาง

• อัตโนมัติ (แนะนำ) — ระบบออกบิลร่างให้ทุกเช้า เฉพาะสัญญาที่ครบทุกข้อ: ① สัญญาใช้งานอยู่และเริ่มแล้วจริง ② ถึง วันออกบิล ของสัญญา ③ จดมิเตอร์งวดนั้นแล้ว (เฉพาะหอที่คิดตามมิเตอร์) ④ สวิตช์ ออกบิลอัตโนมัติ เปิดอยู่ — และแพ็กเกจรวมฟีเจอร์ออกบิลอัตโนมัติ บัญชีไม่ได้อยู่ในโหมดอ่านอย่างเดียว
• กดเอง — หน้า สร้างบิลอัตโนมัติ บอกล่วงหน้าว่าจะออกกี่ใบและรอจดมิเตอร์กี่ห้อง · สวิตช์ ⚡ ออกบิลอัตโนมัติ อยู่หัวหน้านี้

ตรวจและอนุมัติ

• เปิดบิล → ตรวจตัวเลข → อนุมัติ = ระบบออกเลขบิลและแจ้งผู้เช่าตามช่องทางที่ผู้เช่าเลือกไว้
• ผิดตรงไหนกด แก้ไข แล้วอนุมัติใหม่ · ไม่ใช้แล้วกด ยกเลิก (ต้องระบุเหตุผล เก็บเป็นหลักฐาน)
• คนออกบิลกับคนอนุมัติแยกกันได้ — การอนุมัติใช้สิทธิ์ของตัวเอง

• หน้าบิลมีกล่อง ลิงก์บิล — คัดลอกลิงก์ส่งทางแชท · ให้สแกน QR · หรือกดส่งอีกครั้งทางช่องทางที่ผูกไว้
• ลิงก์เปิดบิลได้ ใบเดียวโดยไม่ต้องล็อกอิน และแนบสลิปได้ทันที
• ลิงก์หลุดไปที่ไม่ควร → ออกลิงก์ใหม่ ลิงก์เดิมใช้ไม่ได้ทันที
• ปุ่ม PDF ที่หน้าบิลได้ไฟล์ฉบับเต็ม · ผู้เช่าดาวน์โหลด PDF จากลิงก์บิลได้ · อีเมลแจ้งบิลแนบ PDF ให้เอง

• ผู้เช่าแนบสลิปได้ทั้งจาก Portal และจากลิงก์บิล — เข้าคิวที่ การเงิน → ตรวจสลิป
• ตรวจแล้วกด อนุมัติ ระบบบันทึกการชำระให้ · ปฏิเสธ ต้องใส่เหตุผล (ผู้เช่าเห็นเหตุผลนั้น)
• ตรวจสลิปอัตโนมัติ (ตั้งที่ ช่องทางแจ้งเตือน → ตรวจสลิปอัตโนมัติ · ขึ้นกับแพ็กเกจ) ตรวจสลิปกับผู้ให้บริการตรวจสลิปให้ก่อน — ทีมงานยังเป็นคนกดอนุมัติสุดท้าย
• รับเงินสด/โอนที่เห็นเอง → เปิดบิล → บันทึกชำระ · จ่ายบางส่วนได้ สถานะเป็น *ชำระบางส่วน*
• จ่ายเกิน → ส่วนเกินเก็บเป็น เครดิต ของสัญญา ใช้กับบิลถัดไปได้
• ผ่อนจ่าย → สร้าง แผนผ่อนชำระ ของบิลใบนั้น · ชำระครบแล้วพิมพ์ ใบเสร็จ ได้จากหน้าบิล

• ผู้เช่าแจ้งจาก Portal (แนบรูปได้) หรือทีมงานกด แจ้งซ่อมใหม่
• สถานะ: รอดำเนินการ → กำลังซ่อม → รอผู้เช่าตรวจรับ → เสร็จแล้ว · มี *พักงาน* · *ปฏิเสธ* · *ยกเลิก* ด้วย · ทุกการเปลี่ยนสถานะถูกบันทึกเป็นไทม์ไลน์
• ซ่อมได้หลายรอบในเรื่องเดียว — ซ่อมไม่จบก็เปิดรอบใหม่ในเรื่องเดิม ไม่ต้องแจ้งใหม่
• แนบเอกสารแยกประเภท: รูปก่อนซ่อม · ใบเสนอราคา · ใบเสร็จ · รูปหลังซ่อม
• ค่าซ่อมที่บันทึกไหลเข้า ค่าใช้จ่าย และรายงานกำไร/ขาดทุนเอง

ทุกรายการที่ลงที่นี่ไปอยู่ในรายงานกำไร/ขาดทุน — แยกประเภทละเอียดเท่าไร รายงานยิ่งบอกความจริง

• กด บันทึกค่าใช้จ่าย → จำนวนเงิน → ประเภท · ติ๊ก "บันทึกแล้วคีย์ต่อ" ถ้ามีหลายใบ
• งวดคิดจาก วันที่จ่าย — คีย์ใบเสร็จเดือนก่อนย้อนหลังได้เลย · แนบรูปหรือ PDF ใบเสร็จได้
• กรองตามหมวด/ประเภท/อาคาร เลือก ทั้งปี หรือช่วงวันที่เองได้ · ปุ่ม CSV ส่งออกทุกแถวตามตัวกรอง
• รายการประจำรายเดือน — ตั้งแม่แบบครั้งเดียวแล้วกด "ลงรายการงวดนี้" ทุกเดือน (กดซ้ำไม่ลงซ้ำ)
• ตั้งประเภทเป็น ต้นทุนน้ำ/ไฟจากมิเตอร์หลัก แล้วกรอกหน่วย — รายงานค่าน้ำ-ค่าไฟจะคำนวณต้นทุนต่อหน่วยและหน่วยที่รั่วให้

รวมทุกอย่างที่มีวันกำหนด: บิลครบกำหนด · สัญญาหมดอายุ · ย้ายเข้า/ออก · นัดซ่อม · งวดผ่อน · รอบออกบิลอัตโนมัติที่กำลังจะถึง

• 3 มุมมอง: เดือน · รายการ (เหมาะกับมือถือ) · ไทม์ไลน์ห้อง (ตอบว่า "ห้องไหนจะว่างเมื่อไร")
• ปุ่ม + นัดหมาย — นัดดูห้อง · เซ็นสัญญา · รับ/คืนกุญแจ · จดมิเตอร์ · นัดช่าง · ตั้งเตือนล่วงหน้า 1–7 วันได้
• ล่างสุดของหน้ามีกล่อง ดูปฏิทินนี้ในมือถือของคุณ — สร้างลิงก์แล้วเพิ่มใน Google Calendar หรือแอปปฏิทินของ iPhone

ทุกรายงานดาวน์โหลด CSV ได้ · ตั้งส่งอัตโนมัติตามรอบทางอีเมล/Telegram ได้ที่ รายงานอัตโนมัติ

• ช่องทาง: ในระบบ · อีเมล · Telegram · LINE — อีเมลใช้ได้ทันที ระบบส่งผ่านเซิร์ฟเวอร์กลาง ผู้รับกดตอบกลับแล้วเข้าอีเมลของหอ
• ตั้ง Telegram/LINE OA ของหอ และเลือกว่าทีมงานจะได้รับเรื่องไหนทางไหน ที่ ช่องทางแจ้งเตือน → เลือกการแจ้งเตือน (ทีมงาน)
• แต่ละคนผูก LINE ของตัวเองและติ๊กเหตุการณ์ที่อยากรับได้ที่ โปรไฟล์ของฉัน → แจ้งเตือน · ผู้เช่าตั้งใน Portal
• มี ช่วงห้ามรบกวน — งานที่เข้าคิวช่วงนั้นถูกพักไว้ส่งทีหลัง
• ส่งไม่ออก ดูสาเหตุรายรายการที่ ประวัติการส่งแจ้งเตือน

ผู้เช่าใช้ระบบได้ 2 แบบ: เปิด ลิงก์บิล ที่ได้รับเป็นครั้ง ๆ (ไม่ต้องสมัคร) หรือ สมัคร Portal เพื่อดูทุกอย่างของตัวเอง

• ดูบิลย้อนหลัง · จ่ายและแนบสลิป · ดูสัญญาและเอกสาร
• แจ้งซ่อมพร้อมรูปและติดตามสถานะ · ตรวจรับงานซ่อม
• เลือกช่องทางรับแจ้งเตือน · แก้ข้อมูลติดต่อ · อ่านนโยบายความเป็นส่วนตัวและถอนความยินยอม

ไม่ต้องโหลดจาก App Store/Play Store — ได้ไอคอนบนหน้าจอโฮมและเปิดเต็มจอ ใช้ได้ทั้งทีมงานและผู้เช่า

• Android (Chrome) — เมนู ⋮ → ติดตั้งแอป หรือ "เพิ่มลงในหน้าจอหลัก"
• iPhone/iPad (Safari) — ปุ่ม แชร์ → เพิ่มไปยังหน้าจอโฮม
• คอมพิวเตอร์ (Chrome/Edge) — ไอคอนติดตั้งท้ายช่อง URL

• สร้างบัญชีให้ทีมงานที่ ผู้ใช้งาน แล้วเลือกบทบาท · ติ๊กส่งอีเมลต้อนรับให้ผู้ใช้ตั้งรหัสผ่านเอง หรือตั้งรหัสชั่วคราวให้แล้วระบบบังคับเปลี่ยนตอนล็อกอินครั้งแรก
• เปลี่ยนบทบาทแล้ว ผู้ใช้คนนั้นต้องล็อกอินใหม่ (กันสิทธิ์เก่าค้างอยู่)
• จำนวนผู้ใช้และห้องที่เพิ่มได้ขึ้นกับโควตาของแพ็กเกจ

• ลืมรหัสผ่าน — กด "ลืมรหัสผ่าน" ที่หน้าเข้าสู่ระบบ ระบบส่งลิงก์ตั้งรหัสใหม่ไปที่อีเมล · ลิงก์ใช้ได้ 30 นาที และใช้ได้ครั้งเดียว · ตั้งรหัสใหม่แล้วทุกเครื่องที่ล็อกอินค้างไว้จะถูกออกจากระบบ
• ผู้ใช้ใหม่ที่ถูกส่งอีเมลต้อนรับจะได้ลิงก์ตั้งรหัสผ่านเอง (ใช้ได้ 72 ชั่วโมง ครั้งเดียว) · หมดอายุแล้วให้เจ้าของหอส่งใหม่จากหน้าผู้ใช้งาน
• ยืนยันตัวตน 2 ขั้นตอน (2FA) — โปรไฟล์ของฉัน → แท็บ ยืนยัน 2 ขั้นตอน → สแกน QR ด้วยแอป Authenticator แล้วกรอกรหัส 6 หลัก · แนะนำอย่างยิ่งสำหรับบัญชีเจ้าของหอ · ปิด 2FA ต้องยืนยันรหัสผ่านและระบบแจ้งทางอีเมล

• ดูแพ็กเกจ โควตา และวันหมดอายุของบัญชีที่ ข้อมูลธุรกิจ
• ต่ออายุเอง: เลือกแพ็กเกจ → กด ออกใบแจ้งหนี้และชำระ → สแกน QR → แนบสลิปแจ้งโอน
• ช่วง ทดลองใช้ ขึ้นแถบบอกจำนวนวันที่เหลือ · ครบกำหนดแล้วระบบจำกัดโควตาลง แต่ไม่ลบข้อมูล
• หมดอายุแล้วใช้เกินโควตา บัญชีจะเป็น อ่านอย่างเดียว หลังวันผ่อนผัน จนกว่าจะชำระ · ผู้เช่ายังเปิดบิลและแนบสลิปได้ตามปกติ

• เลขบัตรประชาชนและเลขผู้เสียภาษีถูก เข้ารหัสในฐานข้อมูล และแสดงแบบปิดบางส่วนในหน้าที่ไม่จำเป็นต้องเห็นเต็ม
• ไฟล์แนบ (สลิป · บัตร · เอกสารสัญญา) เปิดผ่านตัวกลางที่ตรวจสิทธิ์ — เปิด URL ตรง ๆ ไม่ได้
• เมื่อผู้ดูแลตั้งระยะเวลาเก็บรักษาไว้ ระบบจะปกปิดข้อมูลผู้เช่าที่ย้ายออกนานเกินกำหนด (คงตัวเลขการเงินตามกฎหมายบัญชี/ภาษี) และลบภาพสลิปของบิลที่ปิดแล้วให้อัตโนมัติทุกคืน
• คำขอใช้สิทธิของผู้เช่า (ขอดู/แก้/ลบข้อมูล) เข้าที่ คำขอใช้สิทธิ (PDPA) · Audit Log บันทึกว่าใครทำอะไรกับข้อมูลไหน